E-mailová etiketa: Pravidla, která musíte dodržovat

Mailová pracovní korespondence má svá pevná pravidla. Buďte profesionálem ve všech ohledech a osvojte si etiketu mailové korespondence.

E-mail není důvěrný: Do pracovního mailu nepište nic, co byste nenapsali na zadní stranu pohlednice. Vaše pracovní mailová korespondence je majetkem vaší firmy a kdykoli se může dostat do nepovolaných rukou... například vašeho šéfa.

Pojmenujte předmět: Název mailu by mě jasně vystihovat jeho obsah. Vhodně zvolený předmět usnadňuje orientaci v korespondenci a urychlí odpověď vašeho protějšku.

Nebuďte příliš familiární: I v případě, že se s adresátem v běžné konverzaci oslovujete přezdívkami, v mailu je rozhodně nepoužívejte.

Nepředpokládejte, že adresát automaticky ví, o čem mluvíte: Hned na začátku mailu poskytněte dostatek informací, aby znal adresát kontext.

Buďte struční: Vymažte všechny irelevantní informace, uvědomte si, že jakmile si zprávu s adresátem několikrát vyměníte, budete se v předchozím textu špatně orientovat a dohledávat orientace.

Odpovězte do čtyřiadvaceti hodin: Patří k dobrému tónu odpovědět na mail do čtyřiadvaceti hodin od jeho přijetí. Pokud nemůžete odpovědět hned, potvrďte přijetí mailu a určete termín, kdy odpovíte.

Pozor na vyjadřování: V mailu nikdy nepište tiskacími písmeny ani v případě, že chcete nějaké slovo zdůraznit. Části textu psané tiskacími písmeny působí stejně, jako kdybyste křičeli, a je to považováno za nezdvořilost. Stejně tak se vyvarujte i nadměrného používání vykřičníků.

Vyhněte se emocím: Neodpovídejte na mail, pokud jste rozčilení. Co jednou odešlete, už zpátky nevezmete.

Správná gramatika: Než mail odešlete, ještě si ho jednou po sobě přečtěte. S ničím si neuříznete větší ostudu než s hrubkami.

Vyvarujte se řetězovým dopisům: Nepřeposílejte vtípky, linky, ukázky z YouTube a podobně. Vaši kolegové budou naštvaní, že jim zahlcujete mail a vaše serióznost bude ohrožena.

Zmenšujte přílohy: Za příliš velké přílohy vám adresát rozhodně nepoděkuje. Posílejte přílohy rozumné velikosti.